Cargos: Assessora Executiva
Contratação: PJ
Descrição da Vaga: Tarefas inerentes a função como
Atuar como braço direito dos sócios na organização e condução de demandas executivas.
Gerenciar e proteger as agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões e prioridades.
Estruturar blocos de agenda e garantir o cumprimento dos compromissos planejados.
Criar lembretes, acompanhar pendências e antecipar necessidades.
Identificar conflitos de agenda e propor soluções de forma proativa.
Resolver demandas que possam ser solucionadas sem necessidade de envolvimento direto dos sócios.
Manter comunicação próxima com os executivos, desenvolvendo capacidade de leitura de suas necessidades e preferências.
Gestão de reuniões e acompanhamento de decisões
Organizar reuniões de diretoria, conselho, governança e demais encontros executivos.
Preparar documentos, materiais e informações necessárias para as reuniões.
Participar de reuniões quando necessário.
Elaborar atas e registrar decisões, responsabilidades e prazos.
Acompanhar a execução das decisões tomadas.
Cobrar responsáveis e acompanhar prazos junto às lideranças da empresa.
Manter controle atualizado de pendências e garantir follow-up até a conclusão.
Gestão administrativa
Organizar documentos, contratos, correspondências e informações relevantes.
Acompanhar contratos dos sócios e demandas administrativas relacionadas.
Elaborar relatórios, apresentações e controles gerenciais.
Realizar controles de despesas, compras e demandas administrativas.
Executar compras de materiais, insumos, equipamentos e itens necessários para o escritório.
Interagir com fornecedores e prestadores de serviços.
Apoiar a organização administrativa do escritório e suas necessidades operacionais.
Viagens e logística
Planejar e organizar viagens nacionais e eventuais viagens internacionais.
Realizar reservas, organização de itinerários, deslocamentos e demais providências logísticas.
Acompanhar alterações e imprevistos relacionados às viagens.
Apoiar os executivos durante deslocamentos, garantindo que a logística esteja organizada.
Disponibilizar suporte em viagens pessoais dos sócios quando necessário.
Suporte pessoal aos executivos
Apoiar os sócios em demandas administrativas e pessoais que contribuam para a organização de sua rotina.
Auxiliar na organização de compromissos pessoais, eventos, viagens e outras demandas.
Apoiar eventualmente na gestão de pagamentos, serviços e demandas de terceiros.
Atuar com absoluto profissionalismo e confidencialidade em informações pessoais e empresariais.
Requisitos
Experiência comprovada como Secretária Executiva, Assessora Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares.Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.Experiência com gestão de agendas e suporte direto a executivos.Experiência com organização de reuniões, atas, documentos e acompanhamento de pendências.Domínio do Pacote Office, especialmente Word, Excel e PowerPoint.Familiaridade com ferramentas digitais de organização e produtividade.Experiência com Outlook / Microsoft 365, especialmente gestão de calendário e agenda.Boa capacidade de comunicação oral e escrita.Inglês intermediário será considerado diferencial.Disponibilidade para deslocamentos entre Araruama e Rio de Janeiro e para viagens eventuais.
Remuneração: Estamos trabalhando com Pretensão Salarial
Jornada de trabalho: Segunda à sexta: horário comercial.
A posição será inicialmente em modelo híbrido, com maior proximidade presencial no início da atuação para integração, alinhamento de rotina e construção de confiança.
Número de vagas: Não Informado
Local: Arauama, mas a profissional deverá ter disponibilidade para atuar eventualmente no escritório da empresa no Rio de Janeiro, além de poder acompanhar os executivos em determinados deslocamentos e viagens.
Observação: Maiores esclarecimentos sobre o processo de seleção e suas etapas, certamente serão repassados aos candidatos, em contato via e-mail ou no Ato da entrevista.
Como se candidatar.
Para participar do processo seletivo é necessário acessar a página da empresa contratante pelo site https://conexaotalento.gupy.io/jobs/12039458?jobBoardSource=gupy_public_page e se cadastrar na vaga desejada.
Importante: Lembre-se que não somos responsáveis pelo processo seletivo e nem pelas candidaturas. Caso os contratantes se interessem e queiram te entrevistar, os mesmos entrarão em contato com você; Desejamos boa sorte e não esqueça de nos dar um feedback, isso nos impulsiona a seguir trabalhando.
